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システムの検討は、たいていベンダーのデモから始まります。デモを見ると、どの製品もよく見えます。比較できないのは、比べる軸を自分で持っていないからです。
このシートは、その軸を先に作るためのものです。
入れる予定のもの
| シート | 内容 |
|---|---|
| 現在地 | 件数・品目数・サプライヤー数・仕向地数・体制の5軸で、いまの規模を書く |
| 機能要件 | 必須・あれば良い・不要の3段階で判定する機能一覧 |
| 運用要件 | 誰が使うか、教育にどれだけ時間を割けるか、権限をどう分けるか |
| データ移行 | 既存のExcel台帳と過去のchemSHERPAデータをどう持ち込むか |
| 費用 | 初期・月額・オプション・追加ユーザー単価を同じ形で並べる比較欄 |
| 見送り判断 | 導入しない場合に、代わりに何をやるかを書く欄 |
見送り判断の欄を入れているのは、検討の結論が「買わない」になることが普通にあるためです。その結論を書く場所がないと、検討そのものが導入ありきになります。
費用の比較欄は、ベンダーの提案書をそのまま並べても比較にならないため、初期費用と3年総額の両方を出す形にします。ユーザー数の課金単位、サプライヤー側のアカウント費用の有無、データ移行の実費は、提案書では別紙に分かれていることが多い項目です。同じ行に並べないと、安く見える提案が実は高いことに気づけません。
機能要件のシートは、必須の欄が多すぎるときに警告が出るようにします。全部必須にすると、どの製品も落ちるか、どの製品も通るかのどちらかになります。
向いている人
- 上長から「システム化を検討しろ」と言われた人
- 複数ベンダーから提案を受けていて、比較の形がそろわず困っている人
- Excel管理の限界を感じているが、限界が本当に来ているのか確信が持てない人
使い方
現在地のシートから埋めてください。調査依頼が月10件以下で、品目構成が浅く、担当が1人か2人。この状態で買うと空の箱を買うことになります。買わなくていい条件と、5軸での測り方は月10件以下ならシステムは要らないに書いています。
まだ台帳がない段階なら、先にExcelで形を作るほうが早い。6シート構成は無料でできる範囲の管理台帳の作り方にあります。台帳の列が決まっていると、システムの要件もそのまま書けます。